KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

1. Veri Sorumlusu

Bu KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla HAZEM GLOBAL TERCÜME VE DANIŞMANLIK PROFESYONEL SİTE YÖNETİMİ İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Vergi No: 4601152960) ("Hazem", "Şirket", "biz") tarafından hazırlanmıştır.

İletişim: info@hazemtercume.com
Telefon/WhatsApp: +90 541 583 01 03
Merkez bilgisi: Merkez mahallesi 52127. Sokak No.11 / A Skysense Mezitli A blok Daire no: 86 Mezitli / Mersin

2. Kapsam

Bu metin; Hazem Tercüme internet sitesi, paneli, sipariş formları, ödeme sayfaları, destek kanalları, belge yükleme/OCR akışları ve bağlı dijital hizmetler üzerinden işlenen kişisel verilere ilişkindir. Platforma üçüncü kişilere ait belge veya veri yükleyen Kullanıcı, bu verileri paylaşmaya yetkili olduğunu ve ilgili kişileri gerektiği ölçüde bilgilendirdiğini kabul eder.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hazem tarafından aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

- Kimlik ve iletişim verileri: ad, soyad, unvan, e-posta, telefon, fatura ve teslimat bilgileri.
- Hesap ve işlem verileri: kullanıcı hesabı, sipariş numarası, hizmet tercihleri, dil çiftleri, fiyat/ödeme durumu, destek talepleri, kabul kayıtları.
- Belge ve içerik verileri: tercüme için yüklenen dosyalar, görseller, metinler, resmi belgeler, belge içindeki kişisel veriler ve Kullanıcı tarafından paylaşılan bilgiler.
- Ödeme ve finans verileri: ödeme yöntemi, ödeme referansı, fatura bilgileri; kart bilgilerinin tamamı Hazem tarafından saklanmaz, ilgili ödeme kuruluşları tarafından işlenir.
- Teknik veriler: IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, log kayıtları, çerezler, oturum ve güvenlik kayıtları.
- Özel nitelikli kişisel veriler: Kullanıcı'nın yüklediği belgelerde yer alması halinde sağlık, ceza mahkumiyeti, biyometrik veri, din, sendika, siyasi görüş gibi özel nitelikli veriler hizmetin ifası için sınırlı olarak işlenebilir.

4. İşleme Amaçları

Kişisel veriler; teklif oluşturma, belge analizi, tercüme hizmetinin sunulması, noter/apostil/kargo gibi ek hizmetlerin koordinasyonu, ödeme ve faturalama, müşteri desteği, üyelik ve sipariş takibi, kalite kontrol, uyuşmazlıkların çözümü, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, bilgi güvenliği, yasal saklama ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, ticari iletişim izni verilmişse kampanya ve bilgilendirme yapılması amaçlarıyla işlenir.

5. Hukuki Sebepler

Veriler; KVKK m.5/2 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, meşru menfaat ve ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirme halleri başta olmak üzere ilgili işleme şartlarına dayanılarak işlenir. Açık rıza gereken hallerde ayrıca açık rıza alınır. Özel nitelikli kişisel veriler, hizmetin niteliği gereği Kullanıcı tarafından belge içinde paylaşıldığında, ilgili mevzuata uygun işleme şartları ve gerekli güvenlik tedbirleri çerçevesinde, hizmetin ifasıyla sınırlı olarak işlenir.

6. Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler; hizmetin ifası için yeminli/uzman çevirmenler, editörler, noterlikler, apostil ve resmi süreçlerde ilgili kurumlar, kargo/kurye firmaları, ödeme kuruluşları, banka ve finans kuruluşları, barındırma, bulut, OCR, e-posta, SMS/WhatsApp, güvenlik ve analiz hizmet sağlayıcıları, muhasebe ve hukuk danışmanları, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilir.

Teknik altyapı veya hizmet sağlayıcıların yurt dışında bulunması halinde kişisel veriler, KVKK ve ikincil mevzuata uygun aktarım mekanizmaları, açık rıza, yeterlilik kararı, standart sözleşme veya Kurulca öngörülen diğer güvenceler çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir.

7. Toplama Yöntemleri

Veriler; internet sitesi formları, üyelik ekranları, belge yükleme alanları, e-posta, telefon, WhatsApp, ödeme sayfaları, destek yazışmaları, çerezler, log kayıtları, OCR ve dosya analiz sistemleri üzerinden otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

8. Saklama Süresi

Kişisel veriler, işleme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, muhasebe, vergi, tüketici, ticaret ve ispat yükümlülükleri süresince saklanır. Amaç ortadan kalktığında ve saklama yükümlülüğü bulunmadığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Tercüme belgeleri, hizmetin tamamlanması, revizyon, destek, uyuşmazlık ve yasal yükümlülükler için gerekli süreyle sınırlı olarak saklanır; Kullanıcı'nın silme talepleri mevzuatın izin verdiği ölçüde değerlendirilir.

9. Veri Güvenliği

Hazem; erişim kontrolü, yetkilendirme, loglama, SSL/TLS, güvenli barındırma, yedekleme, çalışan/hizmet sağlayıcı gizlilik yükümlülükleri ve gerekli teknik/idari tedbirleri uygular. İnternet üzerinden veri aktarımının mutlak güvenliği garanti edilemez; Kullanıcı da hesap şifresi, cihaz ve e-posta güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.

10. İlgili Kişi Hakları

KVKK m.11 kapsamında ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme, şartları varsa silme/yok etme isteme, düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik analiz sonucu aleyhe sonuçlara itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde tazminat talep etme haklarına sahiptir.

Başvurular info@hazemtercume.com adresine iletilebilir. Başvuruda ad-soyad/unvan, iletişim bilgisi, talep konusu ve kimliği doğrulamaya yarayan makul bilgiler bulunmalıdır. Hazem, başvuruları KVKK ve ilgili mevzuattaki süreler içinde sonuçlandırır.

11. Çerezler

Platformda oturum yönetimi, güvenlik, tercihlerin hatırlanması, performans ve analitik amaçlarıyla çerez ve benzeri teknolojiler kullanılabilir. Zorunlu çerezler hizmetin çalışması için gereklidir; diğer çerezler için mevzuata uygun şekilde tercih/izin mekanizmaları uygulanabilir.

12. Güncellemeler

Bu metin, mevzuat, teknik altyapı, hizmet kapsamı veya iş süreçlerindeki değişiklikler nedeniyle güncellenebilir. Güncel versiyon Platformda yayımlanır ve yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

13. Hizmet sağlayıcılar, yurt dışı aktarım ve analitik

Veriler; barındırma/veritabanı altyapısı, e-posta gönderimi, banka ve ödeme kuruluşları, kargo hizmeti talep edilmişse kargo şirketi ve belge içeriğini işleyen şirket içi OCR altyapısı gibi, hizmetin sunulması için gerekli alıcı gruplarıyla amaçla sınırlı olarak paylaşılabilir. Yetkilendirme, erişim kaydı, gizlilik yükümlülüğü ve veri işleyen sözleşmeleri uygulanır.

Google Analytics yalnızca kullanıcının “Analitik” tercihini kabul etmesi üzerine yüklenir. Bu durumda cihaz ve kullanım verileri Google Ireland Limited/Google LLC altyapısında işlenebilir ve yurt dışına aktarılabilir. Açık rıza çerez panelinden her zaman geri alınabilir. Yurt dışı aktarım gereken diğer süreçler, 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesindeki uygun güvence veya istisnalardan biri sağlanmadan başlatılmaz.

14. Saklama ve imha süreleri

Siparişe bağlanmamış yüklemeler ve taslak sipariş dosyaları 24 saat; teslim edilmiş veya iptal edilmiş siparişlerdeki çalışma dosyaları 30 gün sonunda otomatik silinir. Sipariş sözleşmesi, ön bilgilendirme ve kabul delilleri Mesafeli Sözleşmeler mevzuatı kapsamındaki ispat süresi için en az 3 yıl; fatura ve mali kayıtlar uygulanabilir vergi ve ticaret mevzuatındaki 5 ve 10 yıllık süreler boyunca saklanır. Hesap verileri hesap açık olduğu sürece ve sonrasında yasal talep/uyuşmazlık süreleri kadar tutulur. Süresi dolan kişisel veriler periyodik iş kapsamında silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yasal saklama zorunluluğu bulunan kayıtlar, bu süre sona ermeden silinmez.

15. Başvuru usulü

İlgili kişiler 6698 sayılı Kanun'un 11. maddesindeki haklarına ilişkin başvurularını kimlik doğrulamaya elverişli bilgiyle info@hazemtercume.com adresine veya Merkez Mahallesi 52127. Sokak No:11/A Skysense Mezitli A Blok Daire No:86 Mezitli/Mersin adresine iletebilir. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarifesi uygulanabilir.