Texte d'Information KVKK et Politique de Confidentialité

1. Responsable du Traitement des Données

Le présent Texte d'Information KVKK et Politique de Confidentialité a été établi, en qualité de responsable du traitement au sens de la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles (« KVKK »), par HAZEM GLOBAL TERCÜME VE DANIŞMANLIK PROFESYONEL SİTE YÖNETİMİ İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (N° fiscal : 4601152960) (« Hazem », « Société », « nous »).

Contact : info@hazemtercume.com
Téléphone/WhatsApp : +90 541 583 01 03
Adresse du siège : Merkez mahallesi 52127. Sokak No.11 / A Skysense Mezitli A blok Daire no: 86 Mezitli / Mersin

2. Champ d'Application

Le présent texte concerne les données personnelles traitées via le site Internet Hazem Tercüme, son panneau, ses formulaires de commande, ses pages de paiement, ses canaux d'assistance, ses flux de téléversement de documents/d'OCR et les services numériques qui y sont liés. L'Utilisateur qui téléverse sur la Plateforme des documents ou des données appartenant à des tiers reconnaît qu'il est habilité à partager ces données et qu'il a informé les personnes concernées dans la mesure nécessaire.

3. Catégories de Données Personnelles Traitées

Les catégories de données suivantes peuvent être traitées par Hazem :

- Données d'identité et de contact : nom, prénom, titre, adresse électronique, téléphone, informations de facturation et de livraison.
- Données de compte et de transaction : compte utilisateur, numéro de commande, préférences de service, paires de langues, statut de prix/paiement, demandes d'assistance, enregistrements d'acceptation.
- Données de documents et de contenu : fichiers téléversés en vue de leur traduction, images, textes, documents officiels, données personnelles figurant dans les documents et informations partagées par l'Utilisateur.
- Données de paiement et données financières : mode de paiement, référence de paiement, informations de facturation ; l'intégralité des données de carte n'est pas conservée par Hazem, elle est traitée par les établissements de paiement concernés.
- Données techniques : adresse IP, informations relatives à l'appareil/au navigateur, journaux (logs), cookies, enregistrements de session et de sécurité.
- Données personnelles sensibles : lorsque les documents téléversés par l'Utilisateur en contiennent, des données sensibles telles que celles relatives à la santé, aux condamnations pénales, aux données biométriques, à la religion, à l'appartenance syndicale ou aux opinions politiques peuvent être traitées de manière limitée aux fins de l'exécution du service.

4. Finalités du Traitement

Les données personnelles sont traitées aux fins suivantes : établissement de devis, analyse de documents, fourniture du service de traduction, coordination des services supplémentaires tels que notaire/apostille/expédition, paiement et facturation, assistance client, suivi des comptes et des commandes, contrôle qualité, résolution des litiges, prévention de la fraude et des utilisations abusives, sécurité de l'information, exécution des obligations légales de conservation et de notification et, lorsque le consentement aux communications commerciales a été donné, réalisation de campagnes et d'informations.

5. Bases Juridiques

Les données sont traitées sur le fondement des conditions de traitement pertinentes prévues à l'article 5/2 de la KVKK, notamment la conclusion ou l'exécution d'un contrat, l'obligation légale du responsable du traitement, l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit, l'intérêt légitime et le cas où les données ont été rendues publiques par la personne concernée elle-même. Lorsqu'un consentement explicite est requis, celui-ci est recueilli séparément. Les données personnelles sensibles, lorsqu'elles sont partagées par l'Utilisateur au sein d'un document en raison de la nature du service, sont traitées de manière limitée à l'exécution du service, dans le cadre des conditions de traitement conformes à la législation applicable et des mesures de sécurité nécessaires.

6. Transfert des Données

Les données personnelles peuvent être partagées, aux fins de l'exécution du service, avec des traducteurs assermentés/spécialisés, des réviseurs, des études notariales, les institutions concernées dans le cadre de l'apostille et des procédures officielles, des sociétés de transport/de coursier, des établissements de paiement, des banques et établissements financiers, des prestataires de services d'hébergement, de cloud, d'OCR, de messagerie électronique, de SMS/WhatsApp, de sécurité et d'analyse, des conseillers comptables et juridiques, ainsi qu'avec les institutions et organismes publics compétents.

Lorsque l'infrastructure technique ou les prestataires de services se trouvent à l'étranger, les données personnelles peuvent être transférées à l'étranger dans le cadre des mécanismes de transfert conformes à la KVKK et à la législation secondaire, du consentement explicite, d'une décision d'adéquation, d'un contrat type ou des autres garanties prévues par le Conseil de protection des données personnelles (Kurul).

7. Méthodes de Collecte

Les données sont collectées par des méthodes automatisées ou non automatisées via les formulaires du site Internet, les écrans d'inscription, les zones de téléversement de documents, le courrier électronique, le téléphone, WhatsApp, les pages de paiement, les échanges avec l'assistance, les cookies, les journaux (logs) ainsi que les systèmes d'OCR et d'analyse de fichiers.

8. Durée de Conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement ainsi que pendant les délais de prescription et les obligations comptables, fiscales, de consommation, commerciales et probatoires prévus par la législation applicable. Lorsque la finalité disparaît et qu'aucune obligation de conservation ne subsiste, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées. Les documents de traduction sont conservés pour une durée limitée à ce qui est nécessaire à l'achèvement du service, aux révisions, à l'assistance, aux litiges et aux obligations légales ; les demandes de suppression de l'Utilisateur sont examinées dans la mesure permise par la législation.

9. Sécurité des Données

Hazem applique le contrôle des accès, la gestion des habilitations, la journalisation, le SSL/TLS, l'hébergement sécurisé, la sauvegarde, les obligations de confidentialité des employés et des prestataires de services ainsi que les mesures techniques et administratives nécessaires. La sécurité absolue de la transmission de données sur Internet ne peut être garantie ; l'Utilisateur est également tenu d'assurer la sécurité de son mot de passe de compte, de son appareil et de sa messagerie électronique.

10. Droits des Personnes Concernées

En vertu de l'article 11 de la KVKK, les personnes concernées ont le droit : de savoir si leurs données personnelles sont traitées ; de demander des informations si tel est le cas ; de connaître la finalité du traitement et de savoir si les données sont utilisées conformément à cette finalité ; de connaître les tiers auxquels les données sont transférées en Turquie ou à l'étranger ; de demander la rectification des données traitées de manière incomplète ou inexacte ; de demander, lorsque les conditions sont réunies, la suppression ou la destruction des données ; de demander que les opérations de rectification/de suppression soient notifiées aux tiers auxquels les données ont été transférées ; de s'opposer à la survenance d'un résultat leur étant défavorable issu d'une analyse automatisée ; et de demander réparation en cas de dommage subi du fait d'un traitement contraire à la loi.

Les demandes peuvent être adressées à info@hazemtercume.com. La demande doit comporter les nom et prénom/la dénomination, les coordonnées, l'objet de la demande et des informations raisonnables permettant de vérifier l'identité. Hazem traite les demandes dans les délais prévus par la KVKK et la législation applicable.

11. Cookies

Des cookies et technologies similaires peuvent être utilisés sur la Plateforme à des fins de gestion des sessions, de sécurité, de mémorisation des préférences, de performance et d'analyse. Les cookies obligatoires sont nécessaires au fonctionnement du service ; pour les autres cookies, des mécanismes de préférence/de consentement conformes à la législation peuvent être appliqués.

12. Mises à Jour

Le présent texte peut être mis à jour en raison de modifications de la législation, de l'infrastructure technique, de l'étendue des services ou des processus opérationnels. La version à jour est publiée sur la Plateforme et entre en vigueur à la date de sa publication.

13. Prestataires de services, transfert à l'étranger et outils d'analyse

Les données peuvent être partagées, de manière limitée à la finalité, avec les groupes de destinataires nécessaires à la fourniture du service, tels que l'infrastructure d'hébergement/de base de données, l'envoi de courriers électroniques, les banques et établissements de paiement, la société de transport lorsqu'un service d'expédition a été demandé, ainsi que l'infrastructure d'OCR interne à la société traitant le contenu des documents. Des mécanismes d'habilitation, des journaux d'accès, des obligations de confidentialité et des contrats de sous-traitance de données sont appliqués.

Google Analytics n'est chargé que si l'utilisateur accepte la préférence « Analytique ». Dans ce cas, les données relatives à l'appareil et à l'utilisation peuvent être traitées sur l'infrastructure de Google Ireland Limited/Google LLC et transférées à l'étranger. Le consentement explicite peut être retiré à tout moment via le panneau des cookies. Les autres processus nécessitant un transfert à l'étranger ne sont pas engagés tant que l'une des garanties appropriées ou des exceptions prévues à l'article 9 de la loi n° 6698 (KVKK) n'est pas assurée.

14. Durées de conservation et de destruction

Les téléversements non rattachés à une commande et les fichiers de commandes à l'état de brouillon sont supprimés automatiquement au bout de 24 heures ; les fichiers de travail des commandes livrées ou annulées sont supprimés automatiquement au terme de 30 jours. Le contrat de commande, l'information précontractuelle et les preuves d'acceptation sont conservés pendant au moins 3 ans au titre du délai de preuve prévu par la réglementation turque sur les contrats à distance ; les factures et les enregistrements financiers sont conservés pendant les durées de 5 et 10 ans prévues par la législation fiscale et commerciale applicable. Les données de compte sont conservées tant que le compte est ouvert, puis pendant les délais applicables aux demandes légales/aux litiges. Les données personnelles dont la durée de conservation a expiré sont supprimées, détruites ou anonymisées dans le cadre d'opérations périodiques. Les enregistrements soumis à une obligation légale de conservation ne sont pas supprimés avant l'expiration de cette durée.

15. Modalités de demande

Les personnes concernées peuvent adresser leurs demandes relatives aux droits prévus à l'article 11 de la loi n° 6698 (KVKK), accompagnées d'informations permettant la vérification de leur identité, à l'adresse info@hazemtercume.com ou à l'adresse Merkez Mahallesi 52127. Sokak No:11/A Skysense Mezitli A Blok Daire No:86 Mezitli/Mersin. Les demandes sont traitées gratuitement dans un délai maximal de 30 jours ; si l'opération engendre un coût supplémentaire, le tarif fixé par le Conseil (Kurul) peut être appliqué.