Informativa KVKK e Politica sulla Privacy

1. Titolare del Trattamento

La presente Informativa KVKK e Politica sulla Privacy è stata predisposta da HAZEM GLOBAL TERCÜME VE DANIŞMANLIK PROFESYONEL SİTE YÖNETİMİ İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Numero fiscale: 4601152960) ("Hazem", "Società", "noi") in qualità di titolare del trattamento ai sensi della legge turca n. 6698 sulla protezione dei dati personali ("KVKK").

Contatto: info@hazemtercume.com
Telefono/WhatsApp: +90 541 583 01 03
Sede: Merkez mahallesi 52127. Sokak No.11 / A Skysense Mezitli A blok Daire no: 86 Mezitli / Mersin

2. Ambito di Applicazione

La presente informativa riguarda i dati personali trattati tramite il sito web di Hazem Tercüme, il pannello, i moduli d'ordine, le pagine di pagamento, i canali di assistenza, i flussi di caricamento dei documenti/OCR e i servizi digitali collegati. L'Utente che carica sulla Piattaforma documenti o dati appartenenti a terzi dichiara di essere autorizzato a condividere tali dati e di aver informato, nella misura necessaria, gli interessati.

3. Categorie di Dati Personali Trattati

Hazem può trattare le seguenti categorie di dati:

- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, denominazione, e-mail, telefono, dati di fatturazione e di consegna.
- Dati relativi all'account e alle operazioni: account utente, numero d'ordine, preferenze di servizio, combinazioni linguistiche, stato del prezzo/pagamento, richieste di assistenza, registrazioni di accettazione.
- Dati relativi a documenti e contenuti: file caricati per la traduzione, immagini, testi, documenti ufficiali, dati personali contenuti nei documenti e informazioni condivise dall'Utente.
- Dati di pagamento e finanziari: metodo di pagamento, riferimento di pagamento, dati di fatturazione; i dati completi della carta non sono conservati da Hazem, bensì trattati dai relativi istituti di pagamento.
- Dati tecnici: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo/browser, registri di log, cookie, registrazioni di sessione e di sicurezza.
- Dati personali di categoria particolare: qualora presenti nei documenti caricati dall'Utente, i dati di categoria particolare quali salute, condanne penali, dati biometrici, religione, appartenenza sindacale e opinioni politiche possono essere trattati in misura limitata ai fini dell'esecuzione del servizio.

4. Finalità del Trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità di elaborazione dei preventivi, analisi dei documenti, fornitura del servizio di traduzione, coordinamento dei servizi aggiuntivi quali notarizzazione/apostille/spedizione, pagamento e fatturazione, assistenza clienti, gestione dell'account e monitoraggio degli ordini, controllo qualità, risoluzione delle controversie, prevenzione delle frodi e degli abusi, sicurezza delle informazioni, adempimento degli obblighi legali di conservazione e di comunicazione nonché, qualora sia stato prestato il consenso alle comunicazioni commerciali, realizzazione di campagne e attività informative.

5. Basi Giuridiche

I dati sono trattati sulla base delle pertinenti condizioni di trattamento previste dall'art. 5, comma 2, della KVKK, in primo luogo la stipula o l'esecuzione di un contratto, l'adempimento di un obbligo legale del titolare del trattamento, la costituzione, l'esercizio o la tutela di un diritto, il legittimo interesse e i casi in cui i dati siano stati resi pubblici dall'interessato stesso. Nei casi in cui è richiesto il consenso esplicito, tale consenso viene acquisito separatamente. I dati personali di categoria particolare, qualora condivisi dall'Utente all'interno dei documenti per la natura stessa del servizio, sono trattati limitatamente all'esecuzione del servizio, nel rispetto delle condizioni di trattamento previste dalla normativa applicabile e delle necessarie misure di sicurezza.

6. Trasferimento dei Dati

Ai fini dell'esecuzione del servizio, i dati personali possono essere condivisi con traduttori giurati/specializzati, revisori, uffici notarili, istituzioni competenti nelle procedure di apostille e nelle procedure ufficiali, società di spedizione/corriere, istituti di pagamento, banche e istituti finanziari, fornitori di servizi di hosting, cloud, OCR, e-mail, SMS/WhatsApp, sicurezza e analisi, consulenti contabili e legali nonché enti e istituzioni pubbliche autorizzati.

Qualora l'infrastruttura tecnica o i fornitori di servizi si trovino all'estero, i dati personali possono essere trasferiti all'estero nel quadro dei meccanismi di trasferimento conformi alla KVKK e alla normativa secondaria, del consenso esplicito, di una decisione di adeguatezza, di un contratto standard o delle altre garanzie previste dal Consiglio per la Protezione dei Dati Personali ("Kurul").

7. Modalità di Raccolta

I dati sono raccolti, con metodi automatizzati o non automatizzati, tramite i moduli del sito web, le schermate di registrazione, le aree di caricamento dei documenti, e-mail, telefono, WhatsApp, le pagine di pagamento, la corrispondenza con l'assistenza, i cookie, i registri di log e i sistemi di OCR e di analisi dei file.

8. Periodo di Conservazione

I dati personali sono conservati per il periodo necessario alla finalità del trattamento e per la durata dei termini di prescrizione e degli obblighi contabili, fiscali, in materia di consumatori, commerciali e probatori previsti dalla normativa applicabile. Quando la finalità viene meno e non sussiste alcun obbligo di conservazione, i dati vengono cancellati, distrutti o resi anonimi. I documenti di traduzione sono conservati limitatamente al periodo necessario per il completamento del servizio, le revisioni, l'assistenza, le controversie e gli obblighi legali; le richieste di cancellazione dell'Utente vengono valutate nella misura consentita dalla normativa.

9. Sicurezza dei Dati

Hazem applica il controllo degli accessi, i meccanismi di autorizzazione, la registrazione dei log, SSL/TLS, un hosting sicuro, i backup, gli obblighi di riservatezza a carico di dipendenti e fornitori di servizi nonché le necessarie misure tecniche e organizzative. La sicurezza assoluta della trasmissione dei dati tramite Internet non può essere garantita; anche l'Utente è tenuto a garantire la sicurezza della password del proprio account, del proprio dispositivo e della propria e-mail.

10. Diritti degli Interessati

Ai sensi dell'art. 11 della KVKK, gli interessati hanno il diritto di: sapere se i propri dati personali siano oggetto di trattamento; richiedere informazioni qualora siano stati trattati; conoscere la finalità del trattamento e sapere se i dati siano utilizzati conformemente a tale finalità; conoscere i terzi ai quali i dati sono trasferiti in Turchia o all'estero; richiedere la rettifica dei dati trattati in modo incompleto o inesatto; richiederne, ove ne ricorrano le condizioni, la cancellazione o la distruzione; richiedere che le operazioni di rettifica/cancellazione siano comunicate ai terzi ai quali i dati sono stati trasferiti; opporsi all'insorgere di risultati a proprio sfavore derivanti da analisi effettuate esclusivamente con sistemi automatizzati; richiedere il risarcimento del danno subito in caso di trattamento illecito dei dati.

Le istanze possono essere inviate all'indirizzo info@hazemtercume.com. L'istanza deve contenere nome e cognome/denominazione, recapiti, oggetto della richiesta e informazioni ragionevoli idonee alla verifica dell'identità. Hazem evade le istanze entro i termini previsti dalla KVKK e dalla normativa applicabile.

11. Cookie

Sulla Piattaforma possono essere utilizzati cookie e tecnologie analoghe per finalità di gestione delle sessioni, sicurezza, memorizzazione delle preferenze, prestazioni e analisi. I cookie necessari sono indispensabili al funzionamento del servizio; per gli altri cookie possono essere applicati meccanismi di preferenza/consenso conformi alla normativa.

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata a seguito di modifiche della normativa, dell'infrastruttura tecnica, dell'ambito dei servizi o dei processi aziendali. La versione aggiornata viene pubblicata sulla Piattaforma ed entra in vigore alla data della pubblicazione.

13. Fornitori di servizi, trasferimento all'estero e strumenti di analisi

I dati possono essere condivisi, in misura limitata alle finalità, con le categorie di destinatari necessarie alla fornitura del servizio, quali l'infrastruttura di hosting/database, i servizi di invio di e-mail, le banche e gli istituti di pagamento, la società di spedizione qualora sia stato richiesto il servizio di spedizione e l'infrastruttura OCR interna alla Società che tratta il contenuto dei documenti. Vengono applicati meccanismi di autorizzazione, registrazione degli accessi, obblighi di riservatezza e contratti con i responsabili del trattamento.

Google Analytics viene caricato esclusivamente qualora l'utente accetti la preferenza “Analitici”. In tal caso, i dati relativi al dispositivo e all'utilizzo possono essere trattati sull'infrastruttura di Google Ireland Limited/Google LLC e trasferiti all'estero. Il consenso esplicito può essere revocato in qualsiasi momento tramite il pannello dei cookie. Gli altri processi che richiedono un trasferimento all'estero non vengono avviati senza che sia garantita una delle garanzie adeguate o delle eccezioni previste dall'art. 9 della legge n. 6698 (KVKK).

14. Periodi di conservazione e di cancellazione

I caricamenti non collegati a un ordine e i file degli ordini in bozza vengono cancellati automaticamente dopo 24 ore; i file di lavoro relativi agli ordini consegnati o annullati vengono cancellati automaticamente al termine di 30 giorni. Il contratto d'ordine, l'informativa precontrattuale e le prove di accettazione sono conservati per almeno 3 anni ai fini del termine probatorio previsto dalla normativa turca sui contratti a distanza; le fatture e i registri contabili sono conservati per i periodi di 5 e 10 anni previsti dalla normativa fiscale e commerciale applicabile. I dati dell'account sono conservati finché l'account rimane attivo e, successivamente, per la durata dei termini relativi a richieste legali/controversie. I dati personali il cui periodo di conservazione è scaduto vengono cancellati, distrutti o resi anonimi nell'ambito di operazioni periodiche. Le registrazioni soggette a un obbligo legale di conservazione non vengono cancellate prima della scadenza di tale periodo.

15. Modalità di presentazione delle istanze

Gli interessati possono presentare le istanze relative ai diritti previsti dall'art. 11 della legge n. 6698 (KVKK), corredate di informazioni idonee alla verifica dell'identità, all'indirizzo info@hazemtercume.com oppure all'indirizzo Merkez Mahallesi 52127. Sokak No:11/A Skysense Mezitli A Blok Daire No:86 Mezitli/Mersin. Le istanze vengono evase gratuitamente entro un termine massimo di 30 giorni; qualora l'operazione comporti un costo aggiuntivo, può essere applicata la tariffa stabilita dal Kurul.