KVKK-Informationstext und Datenschutzrichtlinie

1. Datenverantwortlicher

Dieser KVKK-Informationstext und diese Datenschutzrichtlinie wurden im Rahmen des türkischen Gesetzes Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten („KVKK“) von der HAZEM GLOBAL TERCÜME VE DANIŞMANLIK PROFESYONEL SİTE YÖNETİMİ İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Steuernummer: 4601152960) („Hazem“, „Gesellschaft“, „wir“) in ihrer Eigenschaft als Datenverantwortliche erstellt.

Kontakt: info@hazemtercume.com
Telefon/WhatsApp: +90 541 583 01 03
Firmensitz: Merkez mahallesi 52127. Sokak No.11 / A Skysense Mezitli A blok Daire no: 86 Mezitli / Mersin

2. Geltungsbereich

Dieser Text betrifft die personenbezogenen Daten, die über die Website von Hazem Tercüme, das Panel, die Bestellformulare, die Zahlungsseiten, die Supportkanäle, die Dokumenten-Upload-/OCR-Abläufe und die damit verbundenen digitalen Dienste verarbeitet werden. Ein Nutzer, der Dokumente oder Daten Dritter auf die Plattform hochlädt, erkennt an, dass er zur Weitergabe dieser Daten berechtigt ist und die betroffenen Personen im erforderlichen Umfang informiert hat.

3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Von Hazem können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

- Identitäts- und Kontaktdaten: Name, Nachname, Titel/Firmenbezeichnung, E-Mail, Telefon, Rechnungs- und Lieferinformationen.
- Konto- und Transaktionsdaten: Benutzerkonto, Bestellnummer, Leistungspräferenzen, Sprachpaare, Preis-/Zahlungsstatus, Supportanfragen, Annahmeaufzeichnungen.
- Dokumenten- und Inhaltsdaten: für die Übersetzung hochgeladene Dateien, Bilder, Texte, amtliche Dokumente, in den Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten und vom Nutzer mitgeteilte Informationen.
- Zahlungs- und Finanzdaten: Zahlungsmethode, Zahlungsreferenz, Rechnungsdaten; die vollständigen Kartendaten werden nicht von Hazem gespeichert, sondern von den jeweiligen Zahlungsinstituten verarbeitet.
- Technische Daten: IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Protokollaufzeichnungen (Logs), Cookies, Sitzungs- und Sicherheitsaufzeichnungen.
- Personenbezogene Daten besonderer Kategorien: Sofern sie in den vom Nutzer hochgeladenen Dokumenten enthalten sind, können Daten besonderer Kategorien wie Gesundheit, strafrechtliche Verurteilungen, biometrische Daten, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder politische Meinung in begrenztem Umfang für die Leistungserbringung verarbeitet werden.

4. Verarbeitungszwecke

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: Erstellung von Angeboten, Dokumentenanalyse, Erbringung der Übersetzungsdienstleistung, Koordination von Zusatzleistungen wie Notar/Apostille/Versand, Zahlung und Rechnungsstellung, Kundensupport, Mitglieds- und Auftragsverfolgung, Qualitätskontrolle, Beilegung von Streitigkeiten, Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Informationssicherheit, Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten sowie, sofern eine Einwilligung in kommerzielle Kommunikation erteilt wurde, Durchführung von Kampagnen und Informationsmitteilungen.

5. Rechtsgrundlagen

Die Daten werden gemäß Artikel 5 Absatz 2 KVKK auf Grundlage der einschlägigen Verarbeitungsvoraussetzungen verarbeitet, insbesondere des Abschlusses oder der Erfüllung eines Vertrags, der rechtlichen Verpflichtung des Datenverantwortlichen, der Begründung, Ausübung oder des Schutzes eines Rechts, des berechtigten Interesses sowie der Fälle, in denen die Daten von der betroffenen Person selbst öffentlich gemacht wurden. In Fällen, in denen eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt. Personenbezogene Daten besonderer Kategorien werden, wenn sie aufgrund der Art der Dienstleistung vom Nutzer innerhalb von Dokumenten mitgeteilt werden, im Rahmen der den einschlägigen Rechtsvorschriften entsprechenden Verarbeitungsvoraussetzungen und der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ausschließlich beschränkt auf die Leistungserbringung verarbeitet.

6. Übermittlung der Daten

Personenbezogene Daten können zur Leistungserbringung mit beeidigten/fachkundigen Übersetzern, Redakteuren, Notariaten, den bei Apostille- und amtlichen Verfahren zuständigen Stellen, Kurier-/Versandunternehmen, Zahlungsinstituten, Banken und Finanzinstituten, Anbietern von Hosting-, Cloud-, OCR-, E-Mail-, SMS-/WhatsApp-, Sicherheits- und Analysediensten, Buchhaltungs- und Rechtsberatern sowie zuständigen öffentlichen Einrichtungen und Behörden geteilt werden.

Befinden sich die technische Infrastruktur oder die Dienstleister im Ausland, können personenbezogene Daten im Rahmen der dem KVKK und den nachgeordneten Rechtsvorschriften entsprechenden Übermittlungsmechanismen, einer ausdrücklichen Einwilligung, eines Angemessenheitsbeschlusses, eines Standardvertrags oder sonstiger vom türkischen Datenschutzausschuss („Kurul“) vorgesehener Garantien ins Ausland übermittelt werden.

7. Erhebungsmethoden

Die Daten werden über Website-Formulare, Registrierungsmasken, Dokumenten-Upload-Bereiche, E-Mail, Telefon, WhatsApp, Zahlungsseiten, Supportkorrespondenz, Cookies, Protokollaufzeichnungen sowie OCR- und Dateianalysesysteme mit automatisierten oder nicht automatisierten Methoden erhoben.

8. Aufbewahrungsdauer

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, sowie für die Dauer der in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehenen Verjährungsfristen und der Buchhaltungs-, Steuer-, Verbraucher-, Handels- und Beweispflichten. Entfällt der Zweck und besteht keine Aufbewahrungspflicht, werden die Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Übersetzungsdokumente werden beschränkt auf die Dauer aufbewahrt, die für den Abschluss der Leistung, Revisionen, den Support, Streitigkeiten und gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist; Löschanträge des Nutzers werden im gesetzlich zulässigen Umfang geprüft.

9. Datensicherheit

Hazem wendet Zugriffskontrolle, Berechtigungsvergabe, Protokollierung, SSL/TLS, sicheres Hosting, Datensicherung, Vertraulichkeitspflichten für Mitarbeiter/Dienstleister sowie die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen an. Die absolute Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann nicht garantiert werden; auch der Nutzer ist verpflichtet, die Sicherheit seines Kontopassworts, seiner Geräte und seiner E-Mail zu gewährleisten.

10. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß Artikel 11 KVKK haben betroffene Personen das Recht, zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden; falls sie verarbeitet wurden, hierüber Auskunft zu verlangen; den Verarbeitungszweck zu erfahren und ob die Daten zweckentsprechend verwendet werden; die Dritten zu kennen, an die die Daten im Inland oder Ausland übermittelt werden; die Berichtigung unvollständig oder unrichtig verarbeiteter Daten zu verlangen; bei Vorliegen der Voraussetzungen deren Löschung oder Vernichtung zu verlangen; die Mitteilung der Berichtigungs-/Löschvorgänge an die Dritten, an die die Daten übermittelt wurden, zu verlangen; Ergebnissen zu widersprechen, die infolge automatisierter Analyse zu ihren Lasten entstehen; und im Falle eines Schadens durch rechtswidrige Verarbeitung Schadensersatz zu verlangen.

Anträge können an info@hazemtercume.com gerichtet werden. Der Antrag muss Name und Nachname/Firmenbezeichnung, Kontaktdaten, den Gegenstand des Antrags sowie angemessene Angaben zur Identitätsprüfung enthalten. Hazem schließt die Anträge innerhalb der im KVKK und den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehenen Fristen ab.

11. Cookies

Auf der Plattform können Cookies und ähnliche Technologien zu Zwecken der Sitzungsverwaltung, der Sicherheit, der Speicherung von Präferenzen, der Leistung und der Analyse eingesetzt werden. Unbedingt erforderliche Cookies sind für den Betrieb des Dienstes notwendig; für sonstige Cookies können den Rechtsvorschriften entsprechende Präferenz-/Einwilligungsmechanismen angewendet werden.

12. Aktualisierungen

Dieser Text kann aufgrund von Änderungen der Rechtsvorschriften, der technischen Infrastruktur, des Leistungsumfangs oder der Geschäftsprozesse aktualisiert werden. Die aktuelle Version wird auf der Plattform veröffentlicht und tritt am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft.

13. Dienstleister, Übermittlung ins Ausland und Analytik

Die Daten können zweckgebunden mit den für die Erbringung der Dienstleistung erforderlichen Empfängergruppen geteilt werden, wie etwa der Hosting-/Datenbankinfrastruktur, dem E-Mail-Versanddienst, Banken und Zahlungsinstituten, dem Versandunternehmen, sofern eine Versandleistung angefordert wurde, und der unternehmensinternen OCR-Infrastruktur, die den Dokumenteninhalt verarbeitet. Es werden Berechtigungsvergabe, Zugriffsprotokollierung, Vertraulichkeitspflichten und Verträge mit Datenverarbeitern angewendet.

Google Analytics wird nur geladen, wenn der Nutzer die Präferenz „Analytik“ akzeptiert. In diesem Fall können Geräte- und Nutzungsdaten in der Infrastruktur von Google Ireland Limited/Google LLC verarbeitet und ins Ausland übermittelt werden. Die ausdrückliche Einwilligung kann jederzeit über das Cookie-Panel widerrufen werden. Sonstige Prozesse, die eine Übermittlung ins Ausland erfordern, werden nicht begonnen, bevor eine der geeigneten Garantien oder Ausnahmen nach Artikel 9 des KVKK gegeben ist.

14. Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen

Nicht mit einer Bestellung verknüpfte Uploads und Dateien von Bestellentwürfen werden nach 24 Stunden, Arbeitsdateien gelieferter oder stornierter Bestellungen nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Der Bestellvertrag, die Vorabinformation und die Annahmenachweise werden für die Beweisfrist im Rahmen der türkischen Verordnung über Fernabsatzverträge mindestens 3 Jahre lang aufbewahrt; Rechnungen und Finanzunterlagen werden während der in den anwendbaren Steuer- und Handelsvorschriften vorgesehenen Fristen von 5 und 10 Jahren aufbewahrt. Kontodaten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht, und danach für die Dauer der Fristen für rechtliche Ansprüche/Streitigkeiten. Personenbezogene Daten, deren Frist abgelaufen ist, werden im Rahmen periodischer Vorgänge gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Aufzeichnungen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden vor Ablauf dieser Frist nicht gelöscht.

15. Antragsverfahren

Betroffene Personen können ihre Anträge zu ihren Rechten aus Artikel 11 des KVKK mit zur Identitätsprüfung geeigneten Angaben an info@hazemtercume.com oder an die Adresse Merkez Mahallesi 52127. Sokak No:11/A Skysense Mezitli A Blok Daire No:86 Mezitli/Mersin richten. Die Anträge werden spätestens innerhalb von 30 Tagen kostenlos abgeschlossen; erfordert der Vorgang darüber hinaus Kosten, kann die Gebührenordnung des Kurul angewendet werden.